Kundensupport · Fortgeschritten
Nein sagen, ohne den Kunden zu verlieren
Eine Anfrage klar ablehnen und das nächstbeste Mögliche anbieten
Wofür
Anfragen, die du ablehnen musst: eine Erstattung außerhalb der Frist, ein Sonderwunsch, eine Ausnahme von einer Regel. Für Fälle, in denen das Nein feststeht und der Kunde trotzdem bleiben soll.
Ein Kunde hat um etwas gebeten, das wir nicht können. Seine Anfrage: {{customer_message}} Warum wir es nicht können: {{policy}} Das Nächste, was wir tun können: {{resolution}} Regeln: - Das Nein kommt in den ersten zwei Sätzen. Wer es versteckt, verschwendet die Zeit des Kunden und wirkt ausweichend. - Nenn den echten Grund in einem Satz. „Richtlinie“ allein ist kein Grund. - Biete die nächste machbare Alternative an, oder sag klar, dass es keine gibt - Keine Entschuldigungsschleife, kein „leider ist das derzeit nicht möglich“ - Unter 120 Wörtern
Ausprobieren: Variablen ausfüllen
Beispiel
Eingaben
- {{customer_message}} Anfrage des Kunden
- Wir möchten jährlich zahlen, aber in vier Quartalsrechnungen aufgeteilt. Unsere Buchhaltung verlangt das. Können Sie das einrichten?
- {{policy}} Warum es nicht geht
- Jahrespläne werden einmalig abgerechnet; das Abrechnungssystem kann einen Jahrespreis nicht in Raten aufteilen.
- {{resolution}} Nächstbeste Option
- Quartalsweise Abrechnung zum Monatspreis, oder eine einzige Jahresrechnung mit Datum zum Start ihres Geschäftsjahres.
Ergebnis
Einen Jahresplan können wir nicht auf vier Rechnungen aufteilen. Unser Abrechnungssystem bucht den Jahrespreis in einer Zahlung und hat keine Ratenoption. Zwei Dinge gehen: - Wir rechnen quartalsweise zum Monatspreis ab. Das kostet übers Jahr rund 15 % mehr, passt aber zum Rhythmus Ihrer Buchhaltung. - Wir stellen eine Jahresrechnung mit Datum zum Start Ihres Geschäftsjahres aus, damit sie in der richtigen Budgetperiode landet. Sagen Sie mir, was passt, dann richte ich es heute ein.
Warum es funktioniert
Das Nein in den ersten zwei Sätzen respektiert die Zeit des Kunden und nimmt der Absage das Ausweichende. Weil ein echter Grund in einem Satz und die nächstbeste Alternative Pflicht sind, wird aus der Sackgasse eine Wahl, und die 120-Wörter-Grenze verhindert eine Rechtfertigung.
Mehr aus diesem Paket
- Ticket beantwortenEine klare Antwort auf eine Support-Nachricht, ohne Service-Floskeln
- Entschuldigung für einen echten FehlerEinen Fehler eingestehen, ohne Konzern-Nebel
- Bug-Report aus einem vagen TicketAus einer frustrierten Nachricht etwas machen, mit dem die Entwicklung arbeiten kann
- Wütender Kunde, echte AntwortAuf Feindseligkeit mit einer Lösung antworten statt mit Beschwichtigung
Aus der Global Prompt Library (TextDeck Community License 1.0), Stand 53723a8. GitHub
Drei Tasten. Jeder Prompt.
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